Ma come fai a fare tutto?

Uno di voi mi ha chiesto di parlare di come nel mio lavoro riesca ad organizzarmi al meglio e a tenere sotto controllo quell’animale difficile da domare che è il tempo. Lui è tiranno, si dice, sfugge via, ti scivola via dalle braccia anche quando pensi di averlo afferrato e messo nel sacco.

Intanto non è che anch’io sia infallibile nella mia organizzazione, però mi sento di poter dire che alcuni criteri per utilizzare bene il tempo li ho con fatica trovati e li applico quotidianamente.

Sì, perché se è vero che il lavoro del consulente finanziario ti lascia la piena libertà di organizzarti, è anche vero che farlo non è semplice. Quando ho iniziato è stato difficile: mi ritrovavo ogni giorno a girare a vuoto tra mille cose da fare senza in realtà portarne a termine molte. Prima, da dipendente, i tempi erano dettati dal cartellino e dai processi normativi, e lo spazio circoscritto dai muri della filiale.

Da quando mi occupo degli investimenti dei miei clienti, invece che avere più tempo ne ho sempre di meno. Perciò lo devo sfruttare al meglio.

Chi sei e cosa fai

Per farlo devi sapere quali ruoli hai nella tua vita e devi trovare uno spazio per ognuno di questi. Ogni ruolo è un impegno nei confronti di qualcuno che si aspetta qualcosa da te.

Io ne ho tanti: ho i clienti, ho una compagna, ho i figli, ho i consulenti che coordino, ho i colloqui con i futuri consulenti, ho i colleghi manager, ho i miei formatori, ho i genitori, ho gli amici.

Se apri l’agenda su di una settimana vuota capisci subito che è difficile farci stare tutto lì dentro. Io ho iniziato a pianificare su più mesi le cose da fare, in alcuni casi pianifico di 6 mesi in 6 mesi. Parto dalla famiglia e stabilisco le ferie e i giorni in cui non lavoro, poi le date di eventi ricorrenti come i seminari e le riunioni con i colleghi che coordino.

Ogni mese ho un’attività su cui mi concentro in particolare. Se in Aprile ad esempio avremo tanti ponti non avrò tanti incontri con i clienti, ma dedicherò maggior tempo alla mia formazione, ad attività di ufficio e alla mia famiglia.

La settimana la divido in mezze giornate con attività fisse. Le visite esterne ai clienti il martedì pomeriggio e il giovedì mattina. I colloqui per selezionare i nuovi consulenti finanziari due pomeriggi fissi, e via dicendo.

Ecco che in questo modo se un cliente mi chiede di incontrarlo non gli dirò il classico dimmi quando sei più comodo, ma lo indirizzerò verso gli spazi che ho riservato alle visite fuori dall’ufficio.

Se devo fare delle telefonate le concentro in un momento solo, meglio se durante gli spostamenti. Mentre faccio un corso on line posso smaltire un po’ di burocrazia.

I libri sulla gestione del tempo

Ma questo è il mio metodo. Penso che ognuno debba trovare il proprio. Ho diverse letture che mi hanno aiutato a costruire il mio. La prima, quella folgorante, è stata “Detto, fatto” di David Allen. È un metodo molto rigoroso, ma tutta la fase preparatoria in cui scarichi a terra e scrivi tutte le cose che impegnano la tua mente è fondamentale.

Il tema è proprio questo: se sai cosa fare, se sai dove reperire i dati e le informazioni che ti servono, se sai che tutto è registrato, puoi tenere la mente libera per le cose importanti e per le nuove idee.

Dopo vari passaggi e correzioni ho sposato “Il metodo bullet journal” di Ryder Carroll. Uso un taccuino in cui scrivo le cose da fare e integro questa parte con alcuni strumenti digitali.

La cosa che ho imparato costruendo il mio metodo è che molte delle cose che scrivo che devo fare in realtà ad un certo punto scopro che non serve farle.

Le elimino o le automatizzo o le delego. Quando decidi che una cosa non è importante e la trascuri è il momento più bello. Scopri tempo ed energia per altre poche cose veramente importanti. Il famoso principio di Pareto ci dice che il 20% delle cose che facciamo produce l’80% dei risultati. È così e Richard Koch lo spiega nel suo “Il principio 80/20”.

Quindi tutto semplice, no? No. mancano le due cose fondamentali che non sono scritte in nessun libro ma solo dentro di te. Devi essere disciplinato e fare quello che scrivi che farai e, nei limiti del possibile, non deve essere qualcun altro a dettare la tua agenda.